KI-Tools zur Zertifizierung nutzen?

Sich ISO-zertifizieren zu lassen, kostete Unternehmen bisher viel Zeit und Geld. Deshalb verzichteten viele kleine und mittelgrosse Unternehmen auf eine Zertifizierung. KI-Tools versprechen nun neue Optionen und bieten Abhilfe.

Das Internet und Social Media ermöglichen es Unternehmen, sich mit Werbebotschaften direkt an ihre Zielkunden zu wenden. Doch was steckt hinter den oft vollmundigen Werbeversprechen, die dort zu finden sind?

Das können die Adressaten oft nicht beurteilen. Denn um in dem "Marktgetöse" überhaupt wahrgenommen zu werden, werden die Unternehmen, wie Dennis Berse, Geschäftsführer der Online Marketing-Agentur AdRock Marketing, Pfronten, betont, "mit ihren Selbstdarstellungen – speziell im Internet – stets schriller und lauter."

Doch wie können Kleinunternehmen in diesem Umfeld ihre potenziellen Kunden noch davon überzeugen, dass sie wirklich kundenorientiert sind und ihnen eine Top-Qualität liefern – obwohl sie nicht zu den "Lauten" im Markt zählen? Insbesondere für Anbieter im B2B-Bereich stellt dies oft eine große Herausforderung dar; speziell dann, wenn sie sich gegen große etablierte Mitbewerber behaupten müssen, deren Marketingbudgets deutlich mehr Möglichkeiten eröffnen.

Zertifizierung als mögliche Problemlösung

Eine Option ist: Die eigene Organisation und ihre Leistung zertifizieren zu lassen – beispielsweise gemäß der Qualitätsnorm ISO 9001. "Gerade für kleine Unternehmen und Selbstständige bietet eine ISO-Zertifizierung große Vorteile", betont Reinhard Wanzek, Vorsitzender des Bundesverbands unabhängiger Zertifizierungsstellen (BVUZ), Bonn.

"Denn sie signalisiert potenziellen Kunden: Der Anbieter legt Wert auf eine hohe Kundenorientierung und Qualität." Das Problem war bisher das damit verbundene Procedere. "Als wir uns erstmals mit den Vorgaben der Norm ISO 9001 befasst haben, wurden wir von deren Komplexität fast erschlagen", erinnert sich Florian Kunze, Mitglied der Geschäftsleitung des Arbeitsbühnen- Anbieters Kunze GmbH, Bruckmühl: "Auch eine Investition von mehreren Tausend Euro für eine monatelange Beratung kam für uns nicht in Frage". Bernd Brocher von der VerMaKom GmbH, Würselen, die Nachlass- und Notfallpläne für Auswanderer entwickelt, hatte dasselbe Problem: "Für uns war der Zertifizierungsaufwand bislang einfach zu groß."

Die Zahlen sprechen für sich: Von den vier Millionen KMU und Selbstständigen in Deutschland sind nur 50.000 offiziell zertifiziert. Der Grund: der hohe zeitliche und finanzielle Aufwand. Für eine ISO 9001-Zertifizierung müssen Solo-Unternehmer und Start-ups schnell mal 5.000 Euro berappen, bei Unternehmen mit bis zu zehn Beschäftigten werden meist fünfstellige Zertifizierungsgebühren fällig.

Aufwand an Zeit und Geld mit KI reduzieren

Dieser Problematik haben sich inzwischen innovative Start-ups angenommen. So bietet zum Beispiel das DICIS (Digital Institute for Certification of International Standards), Leipzig, die Vorbereitung auf die Zertifizierung und die Zertifizierung sogar als monatliches Abo an: zum "Professional"-Preis von 149 Euro/Monat "für bis zu zehn Nutzer". Das ermöglicht der Einsatz von künstlicher Intelligenz.

"In weniger als einer Stunde erarbeiten sich Unternehmen mit Hilfe unseres KI-Assistenten die Grundstruktur ihres Qualitätshandbuchs nebst den notwendigen Dokumenten wie Stellenbeschreibungen, Arbeitsanweisungen usw. – primär durch Eingabe der relevanten Eckdaten", erklärt DICISVorstand Dr. Jens-Uwe Meyer.

"Die KI passt die Unterlagen dann inhaltlich exakt an das Unternehmen an." Danach kann die Umsetzung beginnen, die ebenfalls von dem KI-Assistenten gesteuert wird. Damit entfällt neben dem finanziellen das bisher größte Hindernis einer ISO 9001-Zertifizierung: der bürokratische Aufwand, der neben der Alltagsarbeit oft nicht zu bewältigen war.

Qualität produzieren

Zertifizierungen werden in den nächsten Jahren immer wichtiger werden. Davon ist der Organisationsberater Klaus Doll aus Neustadt an der Weinstraße überzeugt: "Aufgrund der steigenden Zahl gesetzlicher Auflagen, die die Unternehmen zu erfüllen haben, und weil die Marketingbotschaften speziell im Netz immer effekthaschender werden, um möglichst viele Leads zu generieren."

Deshalb werden, so Dolls Vermutung, Zertifizierungen zu immer wichtigeren Differenzierungsmerkmalen für Unternehmen im Wettbewerb – "sofern die Zertifikate von vertrauenswürdigen Zertifizierern stammen". Sowohl die Kunze GmbH als auch die VerMaKom GmbH nutzten ein KI-Tool für ihre ISO 9001-Zertifizierung.

"Aus Zeit- und Kostengründen", erklärt VerMaKom-Geschäftsführer Brocher. Und sein Kollege Florian Kunze von der Kunze GmbH ergänzt: "Aufgrund des bürokratischen Aufwands war für uns klar: Wenn wir uns mit dem Thema Zertifizierung befassen, dann nur mit KI-Unterstützung."

KI-Nutzung ist zeitgemäss

Auch AdRock Marketing ließ sich mit dem innovativen DICIS-Ansatz zertifizieren. "Denn wir leben in einer zunehmend digitalen Welt", sagt Geschäftsführer Berse. "In ihr wirken die traditionellen langwierigen Zertifizierungsverfahren geradezu aus der Zeit gefallen."

Anders mag dies aus Konzernsicht sein, die in ihren Stabsabteilungen die erforderliche Manpower haben.

Von Janne Siemens

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